Que hacer en caso de extravío del libro de Actas
La Superintendencia de Sociedades en Concepto N° 220-096461 del 09 de julio de 2018, manifestó que por medio de las actas se prueban las decisiones tomadas en la Junta o Asamblea. El análisis conjunto de todas las disposiciones que regulan el tema permiten aseverar que el administrador tiene la custodia de los libros de comercio en los que consta toda la actividad de la sociedad, y en tal virtud, tiene el deber de conservarlos en su poder y estar atento a su diligenciamiento, siendo por ello responsable ante los socios, el ente social y los terceros por la integridad de los mismos.
Por consiguiente, se deberá proceder al denuncio y a la reconstrucción del libro de actas, tomando como base las copias de las actas que reposen en el archivo de la sociedad. Tal reconstrucción deberá efectuarse conforme a los siguientes parámetros:
1. Si las copias son auténticas, es decir, llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código General del Proceso, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito.
2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad antes de su transcripción, se podrá por medio de testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original o por información de un juez o de un notario que hayan tenido conocimiento del documento original.
Por último y conforme al artículo 39 del Código de Comercio, el libro deberá inscribirse en el Registro Mercantil para así otorgar seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan.
